ai sensi dell'art. 13 e 14 Reg. UE 2016/976

GESTIONE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

(canale interno e piattaforma informatica)

Categoria di interessati: SEGNALANTE e/o PERSONA COINVOLTA

OP Giuliano S.r.l. rilascia specifica informativa sul trattamento dei dati personali per coloro che possono ricoprire, ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 come meglio precisato dalle Linee Guida ANAC approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 (LLGG 07/23 la veste di Persona Segnalante di fatti e/o condotte illecite sia diretto istante o facilitatore o altre persone salvaguardate (di seguito anche Segnalante), o di Persona coinvolta (il soggetto segnalato nella segnalazione) quali soggetti tutelati.

1. Categoria di dati personali degli Interessati: Saranno trattati i seguenti dati quale Interessato privacy: • dati anagrafici, di contatto, informazioni personali • di attività (ad es. mansione) del Segnalante solo se l'istanza è ritenuta ammissibile da parte del personale Incaricato al trattamento dei dati • dati personali e/o particolari della Persona coinvolta e/o di soggetti terzi anche contenuti nella documentazione fornita dopo la preventiva verifica di ammissibilità, per consentire le necessarie attività volte a riscontrare l'attendibilità della segnalazione pervenuta. Fa eccezione la presentazione di una segnalazione in forma anonima, o con l'uso di messaggistica vocale, ma in grado di consentire il trattamento dei dati personali di terzi coinvolti.
2. I dati personali saranno trattati: a. per la raccolta e la verifica preventiva delle segnalazioni presentate rispetto a soggetti identificabili b. per il presidio dei canali di segnalazione interna in forma scritta, in forma orale (messagistica vocale) tramite incontro diretto fissato entro un termine ragionevole c. per la gestione effettiva della segnalazione sino alla sua conclusione d. per la archiviazione e conservazione del procedimento a conclusione della segnalazione e. per la conservazione di segnalazione fondata e pervenuta in forma anonima f. per la definizione di condotte diffamatorie e/o calunniose da parte del Segnalante g. per l'applicazione di sanzioni disciplinari in caso di accertata responsabilità nelle sedi giudiziali, della persona Segnalante h. per la comunicazione verso il canale esterno dell'ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) i. per la comunicazione a terzi costituiti dalle Autorità pubbliche e di pubblica sicurezza per la repressione delle violazioni istruite e decise
3. Il trattamento avviene in base a: • Per le finalità di cui alle lettere a, b, c, d, e: Obblighi di legge: condotte rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2001 recante la disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica; Decreto Legislativo n. 24/2023 recante norme sulla protezione delle persone che segnalano violazioni di normative UE e/o nazionali; Legge n. 179/2017 norme per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato Codice penale e codice di procedura penale; Linee Guida ANAC 07/2023 • Per la finalità di cui alla lettera f: Legittimo interesse del Titolare: per la tutela in diritto della propria reputazione • Per la finalità di cui alla lettera g: Obblighi di legge: Decreto Legislativo n. 24/2023 • Per la finalità di cui alle lettere h: Obblighi di legge: Decreto Legislativo n. 24/2023 • Per la finalità di cui alla lettera i: Obblighi di legge: D.Lgs. 24/23, Legge 179/17, Codice penale e art. 329 codice di procedura penale
4. Modalità di trattamento Il trattamento dei dati personali sarà effettuato principalmente con l'ausilio di un'apposita piattaforma rispondente ai requisiti normativi vigenti la quale consente una o più attività di raccolta, di registrazione, di consultazione, di selezione, di estrazione, di comunicazione, di cancellazione, dei dati personali. La piattaforma di whistleblowing è adottata al fine di permettere di effettuare segnalazioni riguardanti condotte non conformi in violazione di norme di legge e di regolamenti di portata europea o nazionale, così come previsto ai sensi del D.lgs. 24/2023. Attraverso la piattaforma, è possibile per il Segnalante consultare l'informativa privacy anche nel caso in cui, nella prima fase iniziale, non ritenga opportuno rilasciare i propri dati personali (segnalazione anonima). Attraverso questo canale interno le segnalazioni potranno avvenire attraverso la forma scritta. Eventuali segnalazioni a mezzo posta cartacea verranno gestite con riservatezza e caricate sulla piattaforma per il loro tracciamento. A ricevimento di una segnalazione la stessa sarà gestita esclusivamente dal personale autorizzato in veste di Incaricato al trattamento dei dati, allo scopo di comprendere - informando il Segnalante - se la stessa abbia i requisiti per poter essere presa in carico secondo le misure organizzative specifiche adottate, oppure deve essere rigettata. Il trattamento dei dati personali, conseguente alla segnalazione ritenuta ammissibile, sarà assoggettato alle regole rispondenti al dettato normativo vigente e alle Linee Guida ANAC 07/23 e in specie l'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, non potranno essere rivelate senza il consenso espresso del Segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, consenso che sarà raccolto secondo specifiche istruzioni.
5. Tempi, conservazione dei dati e misure di sicurezza: I dati personali indispensabili all'identificazione degli Interessati sono conservati per il tempo necessario alla corretta definizione della segnalazione e/o delle sue possibili ricadute illecite di natura penale, civile, od amministrativa/ disciplinare, comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione. Trascorsi tali termini l’azienda cancellerà i dati personali o provvederà a renderli anonimi, fatto salvo il caso in cui sia necessario mantenere tali dati per accertare, esercitare o difendere concretamente un diritto in sede giudiziaria In caso di segnalazioni che per loro natura o altre caratteristiche non sia possibile applicare la disciplina del denunciante, saranno cancellate nel minor tempo possibile dandone informazione al Segnalante. Per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non correttivi degli stessi ed accessi non autorizzati, OP Giuliano S.r.l. osserva adeguate misure di sicurezza sia tecniche (ad es. cifratura del canale interno di segnalazione, non protocollo buste cartacee) che organizzative (salvaguardia della riservatezza attraverso ridotto numero di Incaricati destinati alla gestione degli incontri diretti, limitazioni all'accesso delle informazioni inviate con contenimento del personale Incaricato accedente per la gestione della specifica segnalazione, applicazione di un modello organizzativo).
6. Natura del conferimento e suoi effetti: La piattaforma è strutturata per poter consentire la raccolta di segnalazioni in forma scritta. In tale forma, vi sono diverse sezioni mediante le quali possono essere raccolti, attraverso i previsti moduli, dati personali e/o particolari aventi natura essenziale o meramente facoltativa. Qualora i dati non siano contrassegnati rispetto ai campi di compilazione, i medesimi hanno natura meramente facoltativa e l'eventuale mancata compilazione non determinerà alcuna conseguenza. Qualora la compilazione o altra documentazione allegabile risulti parziale riguardo i fatti e/o le omissioni circostanziate o priva di elementi riscontrabili, o la stessa sia presentata nell'interesse proprio del Segnalante o rivolta a dimostrare irregolarità nella gestione o organizzazione delle attività, la stessa sarà considerata inammissibile.
7. Luoghi del trattamento: I trattamenti dei dati hanno principalmente luogo presso la piattaforma di denuncia, nonché presso gli uffici ove è ubicata la sede del Titolare. La piattaforma di segnalazione utilizza servizi in “cloud” mediante server collocati in UE.
8. I destinatari dei dati: I dati personali non vengono diffusi, ma possono essere comunicati ai seguenti soggetti: • che lavorano in qualità di Responsabili interni e/o Incaricati autorizzati dal Titolare al trattamento per le finalità sopra indicate; • che lavorano in qualità di Responsabili esterni del trattamento, ossia soggetti contrattualmente autorizzati che lavorano per conto del Titolare qualora ciò risponda ad un obbligo contrattuale o di legge (ad es. Società licenziatarie la piattaforma per assicurarne il funzionamento, consulenti esterni); • che lavorano in qualità di Titolari autonomi del caso in cui i dati trattati, rispondano ad un obbligo di legge (ad es. di Autorità pubbliche, Forze dell'Ordine).
9. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento e del Responsabile per la protezione dei dati personali: Per ogni comunicazione inerente il trattamento dei dati personali l'Interessato deve sapere che: il Titolare del trattamento dei dati è OP Giuliano S.r.l. con sede legale in Rutigliano(BA),  via Zara,41, contatti: via telefono al 080 4771540 o  mezzo e-mail: segnalazioni@giulianosrl.it.
10. Il diritto di proposta di reclamo: L'Interessato ha diritto di presentare un reclamo all'Autorità di controllo incaricata della protezione dei dati e in particolare nello Stato membro in cui risiede abitualmente lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione: maggiori informazioni

11. Diritti di accesso dell'interessato: L'Interessato (ad eccezione della persona Segnalata) potrà far valere i propri diritti rivolgendosi al Titolare del trattamento, mediante comunicazione scritta da inviarsi preferibilmente all'indirizzo mail come indicato nella presente informativa. l'Interessato ha diritto di: • accedere ai suoi dati personali e conoscerne l'origine, le finalità e gli scopi del trattamento, i dati del titolare del trattamento, del responsabile del trattamento ei soggetti a cui potranno essere divulgati; • aggiornare o rettificare i suoi dati personali in modo che siano sempre accurati; • cancellare i suoi dati personali dalle banche dati e/o dagli archivi del titolare nel caso in cui non siano più necessari per le finalità indicate in precedenza; • limitare il trattamento dei suoi dati personali in talune circostanze, ad esempio laddove ne abbia contestato l'esattezza, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificarne l'accuratezza; • ottenere i suoi dati personali in formato elettronico; • opporsi al trattamento dei suoi dati personali o richiedere di interromperlo per ciascuna delle finalità sopra indicate. A seguito di tale richiesta, il Titolare del trattamento non potrà più procedere al trattamento dei dati personali, fatti salvi i casi in cui le leggi ed i regolamenti lo consentono. Maggiori informazioni: https://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-tuoi-dati-personali

 

Si specifica che la presente informativa potrà essere integrata, oralmente o per iscritto, con ulteriori elementi ed indicazioni, per assecondare l'evoluzione normativa. Il presente testo sostituisce le precedenti versioni cartacee od elettroniche. Ed. 06/2023